НАБОР Функциональных модулей
Интеграционная среда ФЕНИКС состоит из базовых платформенных сервисов по управлению различной документацией и набора отдельных функциональных модулей, каждый из которых решает специфическую задачу.
Базовый модуль
- Создание и работа с объектами на основе типов и шаблонов
- Карточки объектов (атрибуты, связанные объекты и настройки)
- Классификация документов по типам (рабочая, проектная документация, исходящая корреспонденция и т.п.)
АДП
- Загрузка, управление и обработка различных типов документов.
- Шаблоны и автоматическая нумерация для административных документов (вх./исх. корреспонденция, протоколы, служебные записки, заявки)
- Согласование (подготовка, утверждение, корректировка, регистрация и отправка)
- Автоматическая регистрация входящих и связь с исходящей. Гибкая настройка типов документов и процессов
TQ (Технические запросы)
- Управление запросами подрядчиков по строительству TQ/SQ/CR/TD (Technical/Service request/ Change Request/ Technical deviation)
- Рассылка специальных уведомлений в процессе согласования запроса
- Считывание данных при вводе запроса в систему в формате xlsx.
MDR и расчет прогресса
- Формирование и ведение структуры работ по выпуску документации, планированию, расчету прогресса по выпускаемым документам, расчета агрегированного прогресса по каждому уровню структуры работ
- Вычисление плановых и прогнозных сроков для каждой вехи проекта, процент готовности документа
Штампы
- Размещение специальных штампов («Принято», «Согласовано», «В работу») на все или выбранные страницы документа
- «Умное» размещение штампа с учетом свободного места на странице, ее размера и ориентации
- Наложение штампов на любые типы документов (текст, график, чертеж и др.)
Массовая загрузка
- Пакетная загрузка документов при помощи файлов-реестров
- Гибкая настройка шаблонов реестров, автоматическая проверка данных
- Различные режимы загрузки документации в систему (включая загрузку исторических данных)
Распределение документов
- Автоматическая загрузка входящих писем из преднастроенного почтового ящика. Выборка писем и загрузка по заданным правилам
- Подготовленные документы не нужно копировать в почтовые письма. Отправка исходящей документации на основе шаблонов или правил
Процессы
- Единый механизм настройки и управления процессами. Общие операции (создание, редактирование и удаление типов, шаблонов, запуск, прерывание процесса) - базовый функциональный блок
- Встроенный процесс «Рассмотрение» - внесение и консолидация комментариев. Настройка собственных процессов по требованиям пользователя
Матрицы
- Матрицы распределения. Назначение и распределение исполнителей при отправке документов и трансмитталов
- Работа с большими объёмами данных, преобразование простых матриц во внутренний формат
- Логические операторы и условия. Результаты валидации с подсветкой ошибок
Генерация контента
- Формирование содержимого документов по шаблону (протоколы, исходящие письма и др.)
- Заполнение информации в файле документа на основе его атрибутов (номер документа, даты, участники, наименование компании и др.).
Экспорт
- Экспорт данных в различных режимах. Пакетная выгрузка, включая метаданные, приложения к документам, вложенные папки
- Выгрузка результатов поиска в виде сводного реестра по типам документов, вложений и папок.
- Создание пользовательских шаблонов для реестра в составе пакета, настройка правил экспорта данных
Трансмитталы
- Работа с трансмитталами – рассылками для передачи документации внешним контрагентам
- Трансмитталы содержат документы для передачи, лист передачи с описью, комментариями и допвложения.
- Режим «Красного карандаша»
Аудит
- Мониторинг активности пользователей и событий в системе.
- Группировка, фильтрация, настройка способов отображения событий.