Интеграционная среда ФЕНИКС состоит из базовых платформенных сервисов по управлению различной документацией и набора отдельных функциональных модулей, каждый из которых решает специфическую задачу.
Модуль База предназначен для работы с различными объектами, каждый из которых создается на базе типов и шаблонов. Объект представляет собой набор атрибутов и опционально содержательную часть. Типы документов, такие, как рабочая, проектная документация и исходящая корреспонденция, имеют собственные атрибуты, которые администратор может изменять. Объекты представлены карточками со вкладками, отображающими атрибуты, связанные объекты и настройки.
При помощи Модуля массовой загрузки пользователи могут осуществлять пакетную загрузку документов в систему при помощи файлов-реестров документов. В модуле предлагается гибкая настройка шаблонов реестров, проводится автоматическая проверка данных в реестрах, поддерживаются различные режимы загрузки документации в систему, например, загрузка исторических данных.
Модуль Распределение документов крайне востребован компаниями, которые активно пользуются электронной почтой для внутренней переписки и отправки сообщений внешним адресатам. Модуль позволяет осуществлять автоматическую загрузку входящих писем из преднастроенного почтового ящика. Система "слушает" почтовый ящик и по заданным правилам (например, тема письма соответствует заданной маске) выбирает письма из почтового ящика и загружает в структуру как объект определенного типа.
Подготовленные документы не требуется копировать в письма в почтовом ящике. В Модуле предусмотрена отправка исходящих документов, писем, трансмитталов на основе соответствующего шаблона или правил, по которым формируется электронное письмо (тема, получатели, адрес отправителя, вложения, тело письма).
Модуль Процессы содержит унифицированный механизм настройки и управления различными процессами. Общие операции, такие, как создание, редактирование и удаление типов, шаблонов, запуск, прерывание процесса обеспечивает базовый функциональный блок, а специфические настройки процесса пользователь осуществляет в блоке управления. В Модуль включен процесс «Рассмотрение» для внесения и консолидации комментариев, а универсальный процесс дает возможность настроить собственные процессы по требованиям пользователя.
Модуль Матрицы необходим для назначения и распределения исполнителей при отправке пакетов документов и адресатов при отправке трансмитталов с использованием матриц распределения и рассылки.
Основной сложностью работы с матрицами является их большой объем, особенно если распределение зависит от множества параметров. В модуле «Феникс Матрицы» разработан более простой формат матрицы, а также возможность преобразования простых матриц во внутренний формат. Для гибкости предусмотрены логические операторы и условия. Результаты валидации отображаются с подсветкой ошибок, а матрицы могут применяться в различных режимах, что упрощает их заполнение и актуализацию.
Модуль Поиск использует алгоритм OpenSearch для полнотекстового поиска по различным объектам: документам, трансмитталам, процессам и объектам массовой загрузки. Поиск охватывает атрибуты, основной контент и приложения, включая файлы .pdf, .doc*, .xls*, .txt, .ppt*. Результаты поиска можно отображать с подсветкой найденных строк и сортировкой по релевантности, которая учитывает количество совпадений, размер документа и другие параметры. Результаты поиска можно фильтровать и группировать, а также создавать сложные запросы и применять их для файлов значительного объема.
Данный модуль позволяет накладывать специальные штампы (например, «Принято», «Согласовано», «В работу» и другие) на все страницы документа или с указанием конкретных выбранных страниц. При наложении штампа применяется принцип «умного» размещения с учетом свободного места на странице, ее размера и ориентации.
Модуль Генерация контента формирует содержимое документов по шаблону (протоколы, исходящие письма и проч), а также осуществляет заполнение информации в файле документа на основе его атрибутов (номер документа, даты, участники, наименование компании и проч.).
Модуль Экспорт отвечает за экспорт данных в нескольких режимах и с использованием различных опций. Можно выгружать пакет выбранных документов, в который помимо документов включаются метаданные, приложения к документам, вложенные папки. Также возможна выгрузка результатов поиска по документам в виде сводного реестра по разным типам документов, вложений и папок.
Пользователь может создавать различные шаблоны для реестра в составе пакета, а также настраивать правила экспорта данных.
Модуль обеспечивает работу с трансмитталами – это рассылки, которые используются для передачи документации внешним контрагентам. Трансмитталы могут содержать документы для передачи, лист передачи с описанием перечня передаваемых документов, лист с комментариями и дополнительные вложения.
При формировании трансмиттала можно производить проверку документов и добавлять комментарии, а также использовать параллельный этап с возможностью добавления комментариев, в том числе в режиме «Красного карандаша», и вложения файлов с комментариями. Добавление комментариев в режиме "Красный карандаш".
После рассмотрения и внесения всех комментариев Модуль позволяет консолидировать их и зафиксировать результат рассмотрения в виде простановки специального кода рассмотрения. Кроме того, реализован механизм наложения штампа (например, «В производство работ»)
Модуль АДП (Административный Документооборот Проекта) предназначен для загрузки, управления и обработки различных типов документов. В нем предусмотрены шаблоны и автоматическая нумерация для административных документов: входящей/исходящей корреспонденции, протоколов, служебных записок и заявок. Для исходящей корреспонденции реализован процесс согласования, состоящий из подготовки, утверждения, корректировки, регистрации и отправки. Входящая корреспонденция автоматически регистрируется и связывается с исходящей при необходимости. Документы обрабатываются по бизнес-процессам, включающим несколько этапов и участников. Администратор может настраивать типы документов и процессы с учетом регламентов компании.
Модуль Аудит предназначен для отслеживания активности пользователей и событий, которые происходят в системе. Эта функция доступна администратору, который может изменять данные пользователей, обновлять атрибуты документов, вызывать операции загрузки документов или запуска того или иного процесса, отправлять трансмитталы, формировать отчеты.
События администрирования и пользовательские можно группировать, фильтровать, настраивать способы их отображения на специальной вкладке.
